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CoolMeeting會議管理系統需求說明書

1. 項目愿景

CoolMeeting會議管理系統在一個公司內部,為員工提供高效、方便的會議預定服務及通知服務。 2. 系統概述

會議管理系統通過一個Web網站,實現會議、會議室的在線預定及相關人員通知。系統包括下列角色和功能:

? 員工:預定會議,查看會議信息,獲得會議通知等

? 會議管理員:維護公司部門信息、人員信息、會議室信息等 3. 業務功能需求

會議管理系統在業務功能上,分為機構和人員管理,會議室管理,會議預定,個人中心等模塊。

3.1. 機構和人員管理

機構和人員管理主要是指維護部門和員工信息。本系統要求員工必須先注冊方可使用。 3.1.1. 部門信息維護

公司內部大約分成10個左右的部門,會議管理員負責這些部門信息的維護。 部門信息維護操作包括: ? 添加部門信息 ? 修改部門名稱 ? 刪除部門信息

部門信息包括:部門編號、部門名稱 業務規則包括:

? 部門只有一級組織結構,即沒有下級部門存在 ? 所有部門編號、名稱不可重復

? 部門如果包含員工,則該部門不可刪除 3.1.2. 員工注冊

本系統要求員工個人在網站上自行注冊,通過審批后方可登錄訪問。任何員工都可以進行注冊。

注冊信息包括:員工編號、真實姓名、賬號名、訪問密碼、聯系電話、電子郵件地址 業務規則包括:

? 賬號名和電子郵件地址均必須唯一 ? 密碼不能少于6個字符 3.1.3. 員工注冊信息審批

員工注冊后,還需要通過審批,賬號才能使用。會議管理員負責所有員工賬號的審批。 審批操作包括:

? 列出所有待審批員工注冊信息 ? 審批單個員工注冊信息

? 對于不合格的注冊信息,可以直接刪除 3.1.4. 搜索員工

每個員工(賬號)的狀態為下列幾種之一: ? 待審批。該員工已注冊,但還沒有通過審批

? 已批準。該員工的注冊已經通過審批,可以正常使用系統功能 ? 已關閉。該員工已經離職,其賬號信息不再使用

搜索員工操作包括: ? 根據真實姓名、賬號名及員工狀態綜合搜索員工信息,其中姓名和賬號名允許模糊

搜索

? 搜索結果以分頁形式展現

? 搜索出的員工狀態為”待審批”時,可以直接審批或刪除該員工 ? 搜索出的員工狀態為”已審批”時,可以關閉該員工 ? 搜索出的員工狀態為”已關閉”時,不能執行其它操作 業務規則包括:

? 一旦狀態置為“已關閉”,則不可還原 3.2. 會議室管理

會議室是會議預定的核心資源。會議管理員負責維護會議室的信息。 3.2.1. 添加會議室

會議室信息包括:門牌號、名稱、容量、狀態、備注。其中:

? 容量是指會議室最多能容納的人數。系統將根據此容量來匹配會議預定申請。 ? 會議室狀態包括:啟用、停用和刪除。會議室添加成功后默認是啟用狀態,維修時

處于停用狀態,刪除則是指該會議室再也不被使用。 業務規則包括:

? 會議室門牌號必須唯一,不超過10個字符。例如101, 203等。

? 除了門牌號,會議室還可以提供一個便于記憶的名稱,例如:綜合會議室、第一會

議室等等。名稱必須唯一,且不超過20個字符。 ? 只有“啟用”狀態的會議室才能預定;“刪除”的會議室將不能再被啟用;暫時“停

用”的會議室可以被重新啟用。 ? 備注不超過200字符,可以不填。 3.2.2. 修改會議室信息

會議管理員可以修改會議室信息。操作包括: ? 以分頁列表方式瀏覽所有會議室信息 ? 選擇要修改的會議室,查看其詳細信息

? 修改會議室門牌號、名稱、容量、狀態、備注信息 注:在實際使用中,如果管理員將原本“啟用”狀態的會議室修改為“禁用”或“刪除”,有可能會影響已有的會議預定。但是在本階段中,暫時不考慮這種情況。 3.3. 會議預定

會議預定是被系統的核心業務功能。 3.3.1. 預定會議

所有員工都可以預定會議。預定會議時需要填寫會議信息。 會議信息包括:

? 基本信息:會議名稱、預計參會人數、會議起止時間、會議說明、會議預定者 ? 參會人員:從注冊員工中選擇確定要參加此次會議的人員。 業務規則包括:

? 所有會議必須至少提前1小時預定

? 預訂者提供會議基本信息,參會人員信息,選定會議室后,系統根據預計參會人數

和會議起止時間信息,判斷選定的會議室是否合乎條件。如果不合條件,應提示用戶重新選擇

? 如果沒有滿足要求的會議室,則提示預定者更改條件會議信息 ? 會議的預定者不一定會參加會議

? 會議說明在200字以內,可以不填 3.3.2. 更改會議預定

本系統不支持更改會議預定。預定者只能先撤銷會議預定,然后再重新預定會議 3.3.3. 撤銷會議預定

會議的預定者可以撤銷會議預定,按照下列規則進行: ? 撤銷預定可以發生在在會議開始前的任何時間 ? 撤銷預定時,需要填寫200字以內的撤銷理由 業務規則如下:

? 會議撤銷后,需要通知相關人員(見“個人中心”中的“最新通知”) 3.3.4. 搜索會議

管理員可以搜索所有會議,包括已發生的和未發生的。操作包括:

? 根據會議名稱、會議室名稱、預定人姓名、預定日期范圍、會議日期范圍進行綜合

搜索

? 搜索結果以分頁形式展現 3.4. 個人中心

個人中心為員工提供了便捷、快速獲取信息的渠道。 3.4.1. 最新通知

操作包括:

? 查看未來7天內有本人參加的會議

3.4.2. 我預定的會議

操作包括:

? 查看已預定的尚未完成的會議信息

3.4.3. 我參與的會議

操作包括:

? 查看本人參與的尚未完成的會議信息

4. 系統使用需求 4.1. 易用性

本系統的使用者多為非技術人員,因此應盡可能簡單易用。要求在不借助幫助文檔的情況下就能完成絕大部分操作。此外,應盡可能少的讓用戶填寫信息,多采用選項的方式。 4.2. 便捷性

用戶應該能夠非常方便、及時的獲得信息。例如,會議管理員的最主要職責是審批會議預定申請,因此他應該能最直接的獲取申請信息。會議預定者應能最方便的看到會議申請的審批結果,會議變更通知等信息。 4.3. 可訪問性

用戶應能通過IE 9+/Chrom/Firefox等桌面瀏覽器正常訪問網頁上的各項功能。暫不要求移動客戶端的訪問能力。 4.4. 性能

本系統最終的并發訪問用戶數不會超過50,在此并發下,要求頁面平均響應時間不能超過5s。 4.5. 安全性

只有本系統的有效注冊用戶才具備訪問能力。系統的會議管理員賬號只有1個。





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